Opprette og administrere undersøkelse

1. Opprette grupper

For å sette i gang en undersøkelse, må det opprettes en gruppe med elever. I en gruppe er det mulig med maks 60 elever. Spekter er et verktøy som brukes til å kartlegge læringsmiljøet i en skoleklasse og avdekke mobbing ved mistanke om dette.

Læringsmiljøsenteret anbefaler mindre grupper da vi har erfaringer med at elever syns det kan være vanskelig å ta inn over seg en så stor navneliste når de skal velge navn i Spekter. Dette kan blant annet gi utslag i at elevene som ligger øverst i bildet blir mest valgt. Et slikt utslag kan være uheldig dersom man f.eks. benytter informasjonen til å sette i gang tiltak basert på feilaktig informasjon

For å opprette en gruppe klikker du på "Opprett gruppe"

Følgende dialogboks dukker opp, og her skal du navngi gruppen/klassen din. Klikk på «legg til».
Kontaktlærer velger selv navn på gruppen. Dersom man arbeider ved to skoler, må man kontrollere at riktig skole er valgt. Det kan man sjekke ved å klikke på “informasjon” øverst til høyre.

Klikk deretter på gruppen du har opprettet som nå ligger under «mine grupper» for å legge til elever i gruppen. I dette eksempelet er det «Klasse 9C».
‍

2. Legge til brukernavn ved hjelp av import-fil

Før du starter med import er det viktig at du har klart en elektronisk oversikt over elevenes Feide-brukernavn, fornavn og etternavn. Elevenes opplysninger må være korrekte for at Feide-brukeren blir koblet til riktig elev. En skrivefeil kan føre til at en elev ikke får tilgang. Feide-brukernavnet skal IKKE inneholde @skolenavn.no, kun brukernavnet.

Etter at du har klikket på gruppen du vil bruke, legger du til elevene i Spekter ved å klikke på «hent elever».

Klikk på «Last ned malen for CSV-import fil» for at du enkelt kan bruke denne til å fylle ut navn og brukernavn på elevene og laste opp listen i Spekter.
Spekter godtar kun opplastning av CSV-fil (et regneark som er formatert for lister).

Filen vil så lastes ned. Klikk på det nedlastede dokumentet. (Det kan legge seg i nedlastede dokumenter, eller nederst i nettleservinduet)

Du vil da få opp et skjermbilde tilsvarende dette:

Behold overskriftene i kolonne 1. «Kari Nordmann» og «Ola Nordmann» er kun eksempler på hvordan skjemaet skal fylles ut. Slett disse to og start utfyllingen av egne elever. Under Feide_uid skal elevenes Feide-brukernavn kopieres inn.

Når listen er ferdig utfylt og dobbeltsjekket skal Excel-arket lagres som CSV-fil. Klikk på «fil» øverst i venstre hjørne og deretter «lagre som».

Velg det område du ønsker å lagre filen og evt. endre navn. Før du klikker lagre må du velge riktig filtype. Her skal du velge CSV (semikolondelt).
Klikk deretter «lagre».

Nå er det kun opplastingen som gjenstår.

Klikk på «Last opp CSV-fil» for å velge filen du nettopp lagret.

Når filen er valg og lastet opp klikker du på «Legg til elever i gruppen»

I dette eksempelet er det 15 elever som blir importert, og de dukker opp i gruppen du har opprettet.

Når alle elever er importert er gruppen klar, og du vil ha et tilsvarende skjermbilde under oversiden "mine grupper":

Får du opp en feilmelding kan det bety at en annen lærer ved skolen allerede har lagt inn disse elevene. Sjekk dette opp med den personen ved skolen som har en administrasjonstilgang.

Elevene skal kun legges én gang. Hvis du skal opprette en ny gruppe, f.eks. i forbindelse med en ny undersøkelse, må elevene først fjernes fra den gamle gruppen, deretter vil elevene ligge tilgjengelig når du klikker på «Elevliste» i en gruppe. For å legge eleven til i gruppen, klikker du på «Legg til elev i gruppe». Husk at elev kun kan ligge i én gruppe om gangen. Fjern elev i eksisterende gruppe for muligheten til å legge til elev i en ny gruppe.

NB: ikke slett elev fra elevliste med mindre eleven ikke lenger skal bruke Spekter. F.eks. ved endt skolegang osv.

3. Legge til brukernavn manuelt

Det er også mulig å legge elevene manuelt inn i gruppen.
Før du legger til elevene er det viktig at du har klasselisten og en oversikt over elevenes Feide-brukernavn foran deg. Elevenes opplysninger må være korrekte for at Feide-brukeren skal bli koblet til riktig elev. En skrivefeil kan føre til at en elev ikke får tilgang. Feide-brukernavn skal ikke inneholde @skolenavn.no, kun brukernavnet.
‍
Gå inn i gruppen og klikk på «Hent elever».
Klikk deretter på «klikk her for å legge til enkeltelever».

Du vil da få opp følgende bilde:

Fyll inn informasjonen i feltene til hver enkelt elev du skal legge til i gruppen. Klikk deretter på «Lagre elev».

Når du har lagt til og lagret alle elvene i gruppen vil du ha et tilsvarende skjermbilde:

Elevene skal kun legges én gang. Hvis du skal opprette en ny gruppe, f.eks. i forbindelse med en ny undersøkelse, må elevene først fjernes fra den gamle gruppen, deretter vil elevene ligge tilgjengelig når du klikker på «Elevliste» i en gruppe. For å legge eleven til i gruppen, klikker du på «Legg til elev i gruppe». Husk at elev kun kan ligge i én gruppe om gangen. Fjern elev i eksisterende gruppe for muligheten til å legge til elev i en ny gruppe.

NB: ikke slett elev fra elevliste med mindre eleven ikke lenger skal bruke Spekter. F.eks. ved endt skolegang osv.

4. Legge til elever med Feide-import

Det er også mulig å legge til elever ved å klikke på knappen “Feide import” fra siden som heter “Mine grupper”. Her hentes elevene, som er registrert på læreren, automatisk fra Feide. Etter man har klikket på knappen “Feide import” følger du instruksjonene som kommer opp, og gruppen/klassen din vil ligge klar til å legges i en undersøkelse. Det kan være lurt å sjekke om alle elevene ligger i gruppen som da nettopp ble opprettet.

5. Opprette undersøkelse

For å opprette en undersøkelse klikker du på «Undersøkelser»-fanen øverst på siden, eller «Se alle undersøkelser»-knappen.

Under «Mine undersøkelser» får du en oversikt over dine opprettede, gjennomførte, aktive og inaktive undersøkelser. Det er viktig å opprette en gruppe før undersøkelse. Dersom lærer gjør endringer i gruppe etter undersøkelse er opprettet, vil ikke disse endringene tre i kraft og dermed kan noen elever ikke komme med i undersøkelsen.

For å opprette en ny undersøkelse klikk på «Opprett undersøkelse»

Følgende dialogboks dukker da opp:

• Fyll inn informasjonen i alle feltene
• Slettedato: Personopplysninger skal ikke lagres lenger enn det som er nødvendig. Hva som er nødvendig bestemmes av skolen. Vi anbefaler å sette slettedato til elevenes siste skoleår. All data vil bli permanent slettet på slettedato.
• Velg undersøkelsen “Forebrygge” når du skal gjennomføre undersøkelsen i det systematiske arbeidet.
• Om du skal gjennomføre en undersøkelse ved mistanke eller når det er kjennskap til at noen elever ikke har det trygt og godt på skolen kan du bruke undersøkelsen “Undersøke”
• Velg deretter gruppen som skal gjennomføre undersøkelsen.
• Husk å sett til-fra-dato i det tidsrommet undersøkelsen pågår. Steng deretter tilgang når undersøkelsen er gjennomført. Denne kan åpnes opp igjen senere dersom en elev ikke har fått gjennomført.
• Klikk «Lagre»

Du vil da ha et tilsvarende skjermbilde:

Undersøkelsen er nå opprettet, men husk å aktivere den slik at den er tilgjengelig for elevene.
‍
Klikk da på:

Statusindikatoren viser om undersøkelsen er ny (inaktiv), aktivert, fullført eller utgått. 

Klikk på denne om du ønsker å se spørsmålene til undersøkelsen.
‍

Klikk på denne om du ønsker å redigere undersøkelsen.
‍

Klikk på denne om du vil slette undersøkelsen
‍

Klikk på denne om du ønsker å gi tilgang/fjerne tilgang til andre lærere. Læreren som har opprettet gruppe og undersøkelse kan gi tilgang til gruppe, undersøkelse eller begge deler.

Lærere som har tatt i bruk Spekter vil være synlig i nedtrekksmenyen. Læreren som har opprettet gruppen/undersøkelsen, eller en med administrasjonstilgang kan gi og fjerne tilgang til andre lærere ved skolen. Læreren kan også slette gjeldende gruppe/undersøkelse, og endre eier av gruppen/undersøkelsen ved f.eks permisjon eller at en slutter i sin stilling ved skolen.